التواصل في بيئة العمل البريطانية

يميل البريطانيون إلى التلطيف: بدلاً من «You are wrong» يقولون «I see your point, but have you considered…» وبدلاً من «I disagree» «I am not sure I agree entirely».

• وعبارة «quite good» قد تعني «مقبول» لا «جيد جداً»، و«with respect» قد تسبق نقداً، و«I will bear it in mind» قد تعني «لن أفعل»، و«That is a brave idea» قد تعني «لا أوافق».
• تعلّم أن تفهم ما بين السطور وتنتبه للنبرة.
• وللتلطيف في طلباتك استعمل «Could you possibly…?»
• و«Would you mind…?»
• و«I was wondering if…».
• قل «please» و«thank you» كثيراً، واعتذر بـ«sorry» حتى عند الاصطدام.
• لا يُنتظر منك أن تكون غامضاً، لكن الأدب يُقدَّر، ويمكنك أن تكون واضحاً بلطف.
• وإن كنت مباشراً بطبعك فخفف النبرة لكن قل ما تريد بوضوح.

يُكتب البريد الإلكتروني بأسلوب مهذب: «Dear Mr Smith» أو «Hi Sarah» بحسب العلاقة، ثم سطر مقدمة مثل «I hope you are well»، ثم الموضوع بإيجاز في فقرات قصيرة، ثم إنهاء بـ«Kind regards» أو «Best wishes» أو «Many thanks» مع اسمك.

• لكل بريد عنوان واضح (subject).
• استخدم نقاطاً للنقاط المتعددة، وحدّد ما تطلبه وموعده.
• أرفق الملفات وأشر إليها.
• اقرأ قبل الإرسال.
• الردّ خلال يوم عمل مقبول ويُتوقع، وإن لم تستطع فاذكر أنك ستجيب لاحقاً.
• والرسائل على Teams وSlack أقل رسمية ويُقبل فيها الرموز التعبيرية باعتدال.
• والبريد «cc» يُستعمل لإطلاع الآخرين، و«bcc» لإخفاء العناوين.
• وانتبه لعدم إرسال معلومات حساسة إلى عنوان خطأ.
• وتجنب الكتابة بصيغة الأحرف الكبيرة كلها لأنها تُقرأ كصراخ.

تبدأ الاجتماعات عادةً في وقتها أو بعده بدقائق، ويُرسل جدول الأعمال (agenda) مسبقاً وتُدوَّن محاضر وإجراءات (action points).

• يبدأ بعضها بحديث خفيف قصير ثم يدخل في الموضوع.
• يتحدث الناس بالدور، وقد تُتاح فرصة للتعليق بعد العرض.
• لا تقاطع بحدّة، وقل «Sorry to interrupt, but…» إن أردت.
• عبّر عن رأيك بلطف وباستخدام صيغ مثل «Can I just add…?».
• يشجع كثير من المديرين المشاركة لكنه قد يقيّم الهدوء والتفكير.
• في الاجتماعات عبر الفيديو اكتم صوتك حين لا تتكلم واستخدم ميزة «raise hand».
• قبل نهاية الاجتماع يُلخَّص ما اتُّفق عليه ومن سيفعل ماذا.
• ومن اللباقة إرسال «thank you» بعد اجتماع مهم.
• وإن تعذر حضورك فأخبر المنظّم مسبقاً.
• وابتسم وتحدث بوضوح.

الحديث الخفيف (small talk) عن الطقس والمواصلات وعطلة نهاية الأسبوع والرياضة والتلفزيون جزء من الحياة اليومية، ويبدأه البريطانيون بـ«How are you?»

• ولا ينتظرون جواباً مفصلاً، فالجواب المعتاد «Fine, thanks.
• You?».
• كثير من العلاقات تبدأ عند آلة القهوة أو المطبخ أو في المصعد.
• شارك حتى بجملة قصيرة.
• تُستخدم الفكاهة والسخرية اللطيفة (self-deprecating humour) والتلاعب بالألفاظ، والمزاح مع الزملاء (banter) علامة قبول لكن ليست إهانة.
• تجنب المواضيع الحساسة في البداية كالدين والسياسة والمال والعمر والأمور الشخصية العميقة، ولا تسأل النساء عن أعمارهن أو الناس عن رواتبهم.
• وقد يُدعى الزملاء إلى «pub» بعد العمل، فيمكنك المشاركة بمشروب غير كحولي (soft drink) دون حرج، وهذا مقبول.

تُقدَّم الملاحظات غالباً بأسلوب «sandwich»: إيجابي ثم نقطة تحسين ثم إيجابي.

• وقد تسمع «It might be worth considering…» أي «يجب أن تفعل».
• اسأل «Could you give me an example?»
• للتوضيح، ولا تعتبرها هجوماً.
• عند تقديمك ملاحظات ابدأ بما أُحسن وحدد السلوك لا الشخص.
• في الخلاف تحدّث مع الشخص مباشرة وبلباقة أولاً، ثم مع المدير إن لم يُحل.
• وللمشكلات الرسمية تتوفر إجراءات «grievance» شكوى رسمية عبر الموارد البشرية.
• أبلغ عن التنمر أو التحرش أو التمييز فهو مخالف للقانون ويحميك قانون المساواة وقانون الإبلاغ عن المخالفات.
• احتفظ بسجل بالوقائع بالتواريخ.
• وتحدث مع النقابة أو Acas.
• وإذا كنت مسلماً فيمكنك طلب مكان للصلاة وتعديلات في أوقات العطلة ورمضان بلباقة، وكثير من أصحاب العمل يتفاعلون إيجابياً.

ماذا قد تعني «That is a brave idea»؟